今から5年くらい前になるかな…
某財団のエクセルによる会員管理のはなし。
今ある財団のエクセルによる会員管理は、2千人に及ぶ会員の年会費の管理と個人情報を保持している。
もともと安価な顧客管理ソフトで管理運用していたが、財団の管理項目の多さとイレギュラー条件が多すぎて、安価な顧客管理ソフトではとても使い勝手が悪かった。
高価な管理ソフトも検討したが、事務局側は「エクセルで管理するほうがデータ抽出とか自由に出来るのでラク！」となり、それならエクセルで制御管理しようと弊社がエクセル会員管理を制作することになった。
ひとりの会員が200項目もあり、横一行にずらりと1会員のデータが並ぶ。それではとても扱い難いので、VBAで画面制御する。
その財団は同時に弥生会計を使用して、各会員の年間費を会計入力している。使用目的が全然異なるため、エクセル会員データと弥生会計のデータは別々の人が別々のタイミングで入力している。
しかし、これまで弥生会計データとエクセルで管理しているデータは何故か金額が一致しない。
エクセルのデータシートはぎっしり2年まとめて入金する人、分割して入金する人、途中での会員種別変更し会費が変わる人。休眠の復活、会計年度を超えての入金・・・どこかでミスが発生する。
データの一致は当然のこと。さらにボタンひとつで正しい集計結果を出して欲しいが最終的な要望。まあ当然の要望だな。
しかし、弥生会計データとエクセルデータは別々の人が対応することも多い。事務局と打ち合わせして詳細を伺うも途中で非常に苦痛になってくる。例外がありすぎるのだ。事務局担当者も「やっぱり絶対無理～」と言い出す始末だった。
弥生会計はこんな感じ1～2か月、何とか良い方法はないか考えた。暇さえあれば考えた、電車移動の時も風呂の湯の中もトイレの中でも考えた。このまま解決出来ないと非常にまずい！どうしよう・・・と強い不安にかられた。
ある日、喫茶店でコーヒーを飲んでいたとき、いきなり解決するアイデアがひらめいた。
ボタン一つは無理だが、ボタンを数回押すだけで非常に信頼性のある方法がひらめいたのだ。理屈は非常にシンプルだった。
エクセルから弥生連携する機能を追加これまで通りエクセル側で会員データを管理する。入金があればその項目にデータを入力する。上の画像はそのエクセル入金箇所の部分を表示したもの。ここにデータ入力すると、弥生会計に必要とするデータを自動蓄積するのだ。その蓄積されたデータをＡとする。
1) Ａが溜まったら弥生会計用のインポートデータを出力
2) 弥生会計にそれを取り込む（インポート）する…だけ
データそのものはエクセル入力時に発生するだけ。そのデータを弥生会計にインポートするだけだから誤差が出るはずがない。
結果だけ書くと、「こんなことに悩んでいたのかぁ」となるが、ここに到達するまで悶々としていたわけだ。勿論、この自動出力箇所はプログラムしなきゃいけないけどね。「絶対無理～」がまさに実現できた。
ある問題解決に一生懸命考えていれば、アイデアの神様は降りてくるんだなと思った。誰しもこんな経験あるでしょ？
